Яндекс Документы: что это и как эффективно пользоваться сервисом

Даже если вам не нужен аккаунт Яндекс Почты, есть смысл завести его ради других полезных сервисов Яндекса. Во-первых, это даст доступ к 5 ГБ бесплатного хранения на облаке, которые можно за копейки расширить до 1ТБ, использовав промокод Яндекс 360. А во-вторых, имея учетную запись, вы сможете использовать Яндекс Документы — отечественный аналог Google Документов и Microsoft Office.

В этом гиде рассмотрим подробнее, что такое Яндекс Документы и как ими пользоваться.

Обзор сервиса: основные функции и возможности

Яндекс Документы — это сервис, с помощью которого можно создавать и редактировать тексты, таблицы и презентации. В том числе в нем возможна работа с файлами, созданными в других программах, например тех же Word, Excel или PowerPoint. Главное, чтобы загружаемый файл имел формат DOCX, DOC, XLSX, XLS, PPTX или PPT и размер не больше 100 МБ или в случае с презентациями — не больше 200 МБ.

Этот онлайн-редактор просто освоить, так как он предлагает инструменты, которые уже знакомы нам по аналогичным программам. Им можно пользоваться онлайн или офлайн, с десктопа или мобильного устройства. Кроме того, в Яндекс Документах реализована незаменимая в современных условиях опция совместного доступа, благодаря которой можно делиться с коллегами файлами и вместе вносить в них правки.

Из каких компонентов состоит Яндекс Документы

В состав Яндекс Документов входит всего три сервиса: «Документы», «Таблицы» и «Презентации». Это гораздо меньше, чем в Microsoft Office, в разные пакеты которого может включаться целый ряд программ — от приложения для управления базами данных до настольной издательской системы. Но в Яндекс Документах представлены самые востребованные и универсальные продукты, которых достаточно большинству пользователей.

Начало работы с Яндекс Документами

Чтобы пользоваться онлайн-редактором, нужно иметь учетную запись Яндекс. Если она уже у вас есть, достаточно открыть свою Яндекс Почту, кликнуть по значку профиля в правом верхнем углу и выбрать в меню пункт «Диск». Или можно поступить еще проще: нажать на значок «Диск» на верхней панели. 

Там же вверху по центру появится пиктограмма «Документы». Нажав на нее, можно начинать работу с сервисом.

Если же у вас нет учетной записи Яндекс, сначала нужно ее создать.

Регистрация и вход в систему

Чтобы зарегистрироваться и войти в онлайн-редактор, нужно выполнить несколько несложных шагов:

1. Найдите Яндекс Документы через поиск в своем браузере или откройте сервис по ссылке docs.yandex.ru.

2. Перед вами сразу появится форма, предлагающая войти в систему или создать учетную запись. Выберите опцию «Создать ID».

3. Введите свой номер телефона на следующем экране и нажмите «Продолжить».

4. На ваш мобильный номер придет сообщение с подтверждающим кодом, который нужно будет ввести в появившейся на экране форме.

5. На следующих шагах укажите свое имя, фамилию, а также придуманный вами логин и надежный пароль, чтобы завершить регистрацию.

6. Готово. Перед вами откроется непосредственно страница Яндекс Документов.

Весь процесс занимает пару минут. При этом можно указать как российский, так и иностранный номер телефона.

Интерфейс и навигация по сервису

У сервиса простой и понятный интерфейс с удобной навигацией. В левом верхнем углу главной страницы находится кнопка «Создать», при нажатии которой появляется пять вариантов действий. Можно выбрать создать документ, таблицу или презентацию, а также открыть файл на Диске или загрузить его с компьютера. Когда вы первый раз используете Яндекс Документы, эти же опции вынесены отдельными кнопками по центру экрана, но они пропадут, как только на их месте появятся первые сохраненные файлы.

Также с левой стороны под кнопкой создания нового проекта находятся разделы с документами, таблицами и презентациями. Они позволяют просматривать файлы определенного типа, например все тексты.

Создание и редактирование файлов

Процесс создания файлов в редакторе от Яндекса напоминает Google Документы, а рабочая среда очень похожа на Microsoft Office.

Как создать новый документ, таблицу или презентацию

Чтобы начать работу над новым проектом, достаточно нажать на кнопку с нужным вам типом файла в центре или кликнуть «Создать» слева и выбрать подходящую опцию.

При нажатии на «Документ», «Таблицу» или «Презентацию» на экран выводится строка, в которой нужно указать имя файла.

Как только вы переименуете файл и нажмете «Создать», он откроется в новой вкладке и в центральном окне сервиса появится его значок.

При этом, наведя на значок файла курсор мыши, можно увидеть две кнопки, позволяющие скачать его на устройство или закрепить его на вершине списка.

Работа с текстом и форматирование

Если не считать двух дополнительных вертикальных панелей инструментов по краям, интерфейс Документа Яндекс напоминает Word.

В самой верхней строке текстового редактора находятся кнопка «Документы», помогающая перейти на главную страницу сервиса, а также кнопки для сохранения, печати документа, отмены и повторения действия. Здесь же отображается название файла и имя его владельца.

Также из шапки документа можно поделиться им с другими пользователями, открыть поиск по словам и воспользоваться инструментами из нескольких вкладок главного меню.

• Через «Файл» сохраняют, скачивают в разных форматах и распечатывают документ, настраивают дополнительные параметры и пользуются справкой.

• В «Главной» вкладке можно менять настройки шрифтов, выравнивания, отступов и интервалов, создавать списки, работать с цветами, стилями и форматированием.

• Раздел «Вставка» позволяет добавить в свой документ любые элементы — от изображений и таблиц до колонтитулов и гиперссылок.

• Меню «Рисование» дает возможность рисовать в документе разными цветами и выделять маркером ключевые фразы.

• Во вкладке «Макет» можно задать размер и ориентацию листа, поля, колонки, нумерацию строк и подложку.

• Через меню «Ссылки» добавляют в текст перекрестные и гиперссылки, сноски, закладки, а также активное оглавление.

• В разделе «Совместная работа» можно выбрать режим совместного редактирования, принимать или отклонять чужие правки, а также сравнивать и объединять документы.

• Вкладка «Защита» предусмотрена, чтобы установить на файл пароль.

• В разделе «Вид» можно задать нужный вам масштаб, тему интерфейса и количество отображаемых панелей инструментов.

• А благодаря «Плагинам», содержащим макросы, можно настроить автоматическое выполнение повторяющихся задач.

Также во всех вкладках, кроме «Файла», первыми вынесены кнопки для выделения, копирования, вырезания и вставки элементов.

Слева и над рабочей областью есть линейки, кроме того, в левой части поместили несколько кнопок, самые полезные из которых — это поиск и замена слов, комментарии и заголовки. Справа расположена еще одна дополнительная панель инструментов, дублирующая настройки интервалов, отступов и вставки. А снизу находится строка состояния, на которой можно перейти на нужную вам страницу документа, просмотреть количество слов и символов, задать язык, масштаб или отслеживание изменений.

Еще несколько функций повторяются в контекстном меню, которое появляется при нажатии правой кнопкой на текст. Помимо опций вырезания, копирования и вставки, а также добавления комментария, в нем есть запуск печати выделенного фрагмента. Здесь же можно поменять параметры абзаца, добавить гиперссылку или создать новый стиль оформления текста.

Некоторые кнопки находятся в нестандартных местах, но со временем к их расположению можно привыкнуть.

Работа с таблицами: основы и возможности

Таблицы Яндекса опять-таки похожи своим внешним видом на Excel, за исключением дополнительных вертикальных панелей инструментов. На левую сторону в них выведены кнопки поиска и замены, комментариев, проверки орфографии, формы обратной связи и сведений о разработчике. А справа дублируется выбор заливки, стилей границ, отступа, ориентации текста и условного форматирования.

Если вы успели поработать в текстовом документе сервиса, многие элементы Таблицы будут выглядеть знакомыми. Здесь точно такая же шапка и тот же набор инструментов во вкладках «Файл», «Рисование» и «Плагины». Кроме того, в начале каждой вкладки, кроме самой первой, также находятся кнопки для выделения, вырезания, копирования и вставки элементов.

В остальном редактор предлагает много функций для создания таблиц, расчетов и анализа данных:

• В «Главной» вкладке расположены границы, объединение ячеек и вставка функций, сортировок и фильтров. Здесь же можно задать формат отображения чисел или выбрать стиль.

• Через раздел «Вставка» добавляйте в файл любые элементы — от символов и фигур до картинок и смарт-арта. В том числе в этом меню представлены инструменты для создания сводных таблиц, спарклайнов и срезов.

• В «Макете» собраны все параметры, которые важны для распечатки. Кроме полей, ориентации и размера страницы, здесь можно задать область печати и повторяющиеся заголовки.

• В меню «Формула» можно найти все категории функций, включая последние использованные, а также присваивать имена диапазонам ячеек и делать пересчет листа или всей книги.

• «Данные» помогут загрузить в таблицу информацию из текстового файла, преобразовать текст в столбцы, а также отфильтровать, отсортировать и сгруппировать данные.

• Во вкладке «Сводная таблица» можно выбирать макеты и стили сводных таблиц, а также форматировать отдельные столбцы и строки.

• «Совместная работа» — раздел, в котором можно задавать настройки совместного доступа и режима редактирования, просматривать историю изменений и отмечать комментарии решенными.

• Меню «Защита» позволяет ограничивать возможности редактирования всей книги, отдельного листа или выбранных ячеек.

• А вкладка «Вид» содержит не только выбор масштаба, темы интерфейса и отображаемых панелей инструментов, но и функции закрепления областей и создания разных представлений листа.

Часто используемые функции, как всегда, вынесены на строку состояния и в контекстное меню. Внизу рабочей области можно добавлять листы и переключаться между ними, а также менять масштаб. А нажатием правой кнопки мыши открывается достаточно широкий список опций: от добавления ячеек и фильтров до присвоения имен диапазонам и очистки разных типов данных.

Одно из самых полезных решений Таблиц — возможность очистки всего либо только текста, форматирования, комментариев или гиперссылок.

Оформление презентаций и мультимедийные элементы

Презентации также выдержаны в едином стиле с Документами и Таблицами. Основные опции для создания этого типа проектов собраны в «Главной» вкладке меню, из которой можно добавить слайд, изменить его макет и запустить слайд-шоу. Здесь же есть блоки инструментов для настройки шрифтов, списков, отступов, выравнивания и колонок. Также в этом разделе меню можно вставить надпись, изображение или фигуру, изменить размер и цветовую схему слайда.

В разделе «Вставка» повторяются многие инструменты с «Главной»: кнопки для добавления слайда, надписи, картинки или фигуры. Кроме того, отсюда можно вставить в файл таблицу, диаграмму или смарт-арт, а также другие элементы — от комментариев до номера слайда.

Отдельная вкладка предусмотрена для создания переходов. В ней можно выбрать тип перехода и его длительность, а также просмотреть получившийся эффект и при желании, применить его ко всем слайдам.

Раздел «Анимация» позволяет сделать то же самое с отдельными элементами: настроить эффекты, с которыми они будут появляться, выделяться, перемещаться и исчезать. При этом можно выбрать сразу несколько эффектов, задать их повтор и возвращение объекта в исходное положение, когда анимация закончится.

А в меню «Вид» есть кнопки для добавления на слайд направляющих или сетки, а также привязки к ней объекта.

С помощью вертикальной панели инструментов справа можно найти нужный фрагмент текста по слову, просмотреть структуру слайдов и оставленные к ним комментарии. С левой стороны предлагается настроить фон, заливку и междустрочные интервалы в тексте, а также дублируются опции вставки. Под слайдом есть место для добавления заметок и строка состояния с кнопками запуска показа, перехода на нужный слайд, выбора языка, проверки орфографии и масштаба.

Для быстрого доступа к некоторым параметрам можно пользоваться контекстным меню. В нем, кроме копирования-вставки и добавления комментариев, есть настройки выравнивания текста.

Многие инструменты включены сразу в несколько разных панелей и меню, поэтому можно выбрать, откуда удобнее ими пользоваться.

Совместная работа в Яндекс Документах

Возможности совместной работы в Яндекс Документах немного отличаются от Google Docs.

Как настроить и управлять правами доступа

Чтобы организовать совместный доступ к документу, нужно нажать на кнопку «Поделиться», которая находится в правой верхней части окна редактора.

При этом открывается форма с несколькими опциями, в которой можно разрешить просмотр или редактирование всем, у кого есть ссылка на файл.

Здесь нет возможности открыть доступ конкретному пользователю, как в Google Docs, но есть клавиша, позволяющая по электронной почте отправить общую ссылку нужному человеку. Кроме того, Яндекс предлагает современную альтернативу ссылке — QR-код, отсканировав который коллеги смогут присоединиться к просмотру или редактированию документа. А пользователям премиум-тарифа Яндекс 360 дополнительно доступна установка пароля, времени, на протяжении которого действует ссылка, и запрета на скачивание файла.

Совместное редактирование и комментарии

В каждом из трех типов файлов в главном меню есть вкладка «Совместная работа», в которой можно выбрать быстрый или строгий режим совместного редактирования. В первом случае изменения, сделанные всеми пользователями, сразу отображаются в документе в режиме реального времени. А при втором варианте синхронизация изменений происходит, когда владелец нажимает кнопку «Сохранить».

Пользователи смогут вносить любые правки и оставлять комментарии. При этом кнопка «Отображение» позволит просмотреть исходный текст, текст с принятыми изменениями, а также отдельно исправления и выноски.

Также в режиме совместной работы можно сравнивать и объединять файлы.

Дополнительные инструменты и функции

Среди полезных инструментов и функций стоит обратить отдельное внимание на возможности вставки разных объектов и использование горячих клавиш.

Вставка изображений, ссылок и других элементов

В онлайн-редакторе можно добавить в свой документ, таблицу или презентацию:

• новые страницы, ячейки и слайды;

• таблицы, диаграммы, фигуры и смарт-арт-схемы;

• изображения;

• комментарии и гиперссылки;

• колонтитулы, текущую дату и время;

• объемные надписи;

• символы, буквицы и т. д.

При этом обратите внимание, что, если не получается вставить изображение из буфера обмена, можно сохранить его на устройстве и воспользоваться для его добавления вкладкой «Вставка». А также контекстное меню и быстрые кнопки на панели задач работают для копирования/вставки только внутри редактора. Если нужно скопировать элемент из стороннего источника, например из Гугл Докс, это можно сделать только через Ctrl+C/Ctrl+V.

Использование горячих клавиш для ускоренной работы

В Яндекс Документах предусмотрели комбинации кнопок для ускорения многих действий. Их список можно просмотреть в «Файл» — «Справка» — «Полезные советы» — «Сочетания клавиш».

Также есть возможность воспользоваться нужным вам инструментом без мыши, нажав Alt, а затем буквы, которые появятся на экране над желаемым пунктом.

Преимущества и ограничения Яндекс Документов

У сервиса есть ряд ограничений, которые могут сказываться на комфорте работы с документами, таблицами и презентациями:

• небольшой набор шрифтов, отсутствие привычных Times New Roman и Arial;

• малый выбор оттенков заливки, из-за чего при копировании текста из другого редактора может пропадать выделение цветом;

• несовместимость с некоторыми плагинами, устанавливаемыми в браузере;

• требования обновить неактивную страницу каждые 10 минут;

• отсутствие возможности редактировать PDF-файлы, которая есть в Word;

• невозможность переименовать документ, находясь внутри него;

• длительная загрузка файлов;

• не всегда доступная вставка изображений из буфера обмена.

Но в то же время российский онлайн-редактор имеет свои преимущества:

• знакомый интерфейс и привычные инструменты;

• совместимость с файлами Microsoft Office и Google Docs;

• более корректная работа с мелкими настройками, чем у веб-версии Word;

• возможности командной работы, включая предоставление доступа по QR-коду.

Кроме того, весомое преимущество — это отсутствие угрозы блокировок, так как серверы находятся на территории РФ.

Заключение и рекомендации

Яндекс Документы — хорошая альтернатива западным приложениям для создания, а также редактирования текстов, таблиц и презентаций. Этот онлайн-редактор содержит все базовые рабочие инструменты и даже некоторые удобные функции, которых нет у конкурентов. У него есть свои особенности и ограничения, но даже с их учетом можно эффективно пользоваться сервисом.

Как максимально эффективно использовать Яндекс Документы

Чтобы извлечь максимальную пользу из онлайн-редактора, стоит изучить панели инструментов и раздел со справочной информацией. В нем есть подробные инструкции, как пользоваться совместным доступом, работать со сводными таблицами, настраивать анимацию и выполнять другие задачи.

Полезные советы от экспертов

Хотя редактор совместим с файлами, созданными в других программах, совместимость неполная из-за отсутствия некоторых мелких функций. Из-за этого при загрузке текста из стороннего документа может пропасть выделение цветом или при переносе таблицы — сбиться формулы. В связи с этим более эффективно с нуля создавать сложные файлы сразу в Яндекс Документах или вручную переносить в редактор данные с множеством взаимосвязей и вариантов форматирования.

Исследуйте возможности Яндекс Документов, учитывайте особенности онлайн-редактора, и он вполне может стать базовой заменой популярных офисных программ.