Работу поймали в сеть
Возможность перейти на электронные трудовые книжки у россиян появилась с января прошлого года. Это нововведение позволяет хранить все сведения о трудовой деятельности на цифровых ресурсах. Преимущества ЭТК — быстрый доступ к информации, дистанционное оформление на работу, доступ к госуслугам и т.д. Очевидно, что полный отказ от привычного формата — лишь вопрос времени.
На данный момент электронный вариант трудовой уже выбрали 8 млн россиян (по данным ПФР). Эта цифра, скорее всего, будет продолжать набирать обороты, так как переход на электронные книжки в компаниях продолжается.
Во всяком случае, по опросам социологов, перейти на ЭТК планируют более половины опрошенных работающих граждан. Переход на «цифру» соответствует духу времени и зачастую не вызывает неудобств у трудоустраивающихся. Молодые же специалисты, воспитанные уже в цифровую эпоху, и вовсе реагируют на такие изменения абсолютно спокойно. А значит, в будущем динамика перехода на ЭТК будет только расти. «Те, кто впервые устраивается на работу в этом году, теперь будут иметь только ЭТК, — говорит заместитель руководителя Информационно-аналитического центра «Альпари» Наталья Мильчакова. — При увольнении работник получит сведения о трудовой деятельности на руки в электронной или бумажной форме и сможет предоставить эти сведения будущему работодателю».
Оставить, нельзя выбросить
Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, то работодатель должен отдать ему книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. Впрочем, даже если работник и выбрал только электронную трудовую, бумажную книжку выбрасывать нельзя. Ее нужно хранить и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года. Для удобства и большей надежности лучше сделать скан страниц.
«При переходе на электронную трудовую книжку сотрудник обязан сохранить у себя бумажный оригинал, — подчеркивает заместитель HR-директора по кадровой политике группы электронных площадок OTC.RU Елена Зюзина. — Есть ряд случаев, в которых он понадобится. В электронных трудовых фиксируются периоды работы только с 2020 года. Это значит, что для подтверждения стажа для оплаты больничных потребуются не только сведения электронной книжки, но и бумажная трудовая.
Риск ошибок исключен
Переход на цифровой формат хранения данных позволяет минимизировать ошибочные, неточные и недостоверные сведения о трудовой деятельности. Основной недостаток бумажных трудовых связан именно с человеческим фактором в делопроизводстве.
Очевидно, что компании будут меньше тратить времени и средств на приобретение, ведение и хранение привычных ТК. Сотрудники в свою очередь смогут использовать данные электронной книжки для получения государственных услуг, а также дистанционно оформлять пенсии по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Другой очевидный плюс — просмотреть сведения о своей трудовой деятельности можно в любой момент. При ведении электронной трудовой информация об этих перемещениях напрямую поступает в ПФР, и работник может быть спокоен. Если человеку, например, понадобится копия трудовой, то ему не нужно обращаться к кадровикам, ждать, когда специалист сделает и заверит копию. Нужно просто зайти в свой личный кабинет на портале «Госуслуги» и сохранить ее в электронном виде, к примеру, на смартфон.
С электронной книжкой удобно
При потере бумажного носителя сложно восстановить документы о трудовом стаже. Цифровой же вариант книжки исключает риск потери работником сведений о своей трудовой биографии. Даже в случае ликвидации компании-работодателя сотрудник в любое время может запросить историю своей трудовой деятельности за период, начиная с января 2020 года, на портале «Госуслуги».
Еще одно очень важное преимущество ЭТК — возможность удаленного трудоустройства, что особенно важно в текущий период роста популярности дистанционной работы. Нанимаемому сотруднику больше не надо приезжать в офис для передачи документов в отдел кадров, достаточно прислать отсканированные копии обязательных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом). Трудовую книжку работодатель сможет заполнить в электронном виде, и ему останется лишь передать курьером или по почте трудовой договор соискателя. Такой порядок вещей куда безопаснее, чем отправка оригиналов документов и, безусловно, намного удобнее в случае найма сотрудников, которые территориально удалены от места нахождения офиса компании.
С ЭТК можно забыть и о бюрократических проволочках при расставании с прежней работой. Если речь о дистанционном работнике, сведения о трудовой деятельности необходимо отправить почтой или через сервисы доставки (человек должен получить бумажную версию). Если организация использует электронную цифровую подпись, можно отправить документ по электронной почте. При увольнении штатного сотрудника ему выдается документ, в котором отражены трудовые сведения о нем за период работы именно у работодателя, с которым прекращается трудовой договор.
Работодатели тоже в плюсе — теперь книжку нельзя потерять или подделать. Это ведет к большей прозрачности трудоустройства, избавляет работодателя от риска обмана. Например, ранее сотрудник, уволенный по статье, мог как бы «потерять» трудовую книжку и, умолчав об обстоятельствах ухода с прошлого места работы, обратиться к новому работодателю за оформлением новой книжки. С электронной трудовой такие фокусы не пройдут. Еще один плюс: для работодателя исключается возможность незнания о работе сотрудника по совместительству в другой компании, так как информация будет отражена в электронном документе.
«Согласно закону, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему, предусматривающее выполнение служебных обязанностей дистанционно, можно заключать путем обмена сотрудником и работодателем электронными документами», — говорит руководитель юридической практики компании «Интерцессия» Григорий Скрипилев. — При этом в поправках в ТК указано, что документы в этой процедуре должны быть заверены усиленными квалифицированными подписями работодателя и работника (для последнего еще предусмотрен вариант неквалифицированной электронной подписи). Усиленная квалифицированная подпись — это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель».
Из бумаги в «цифру»
Как перевести в цифровую форму рукописные страницы из трудовых книжек? Власти нашли решение. В марте вступил в силу закон, в котором предусмотрена возможность ПФР по просьбе граждан переносить записи о трудовой деятельности за период до 2020 года из бумажной трудовой книжки в электронную. Эта услуга называется ретроконверсией. Необходима она для того, чтобы в базе сохранились все данные о трудовой деятельности и они были бы доступны в любой момент.
Ретроконверсия — это перевод привычных архивов в электронный вид. По сути это цифровизация данных, содержащихся на бумажных носителях. Услуга станет доступна уже со следующего года. Ретроконверсия трудовой книжки будет проводиться только при обращении гражданина в клиентскую службу ПФР. Запись в электронную трудовую внесут на основании сведений бумажной трудовой книжки. Если же будут выявлены расхождения со сведениями, представленными ранее в ПФР, то будет проведена работа по их уточнению. По факту в электронный вид перейдет весь трудовой путь работника.
Данные под защитой
ПФР отмечает, что многолетняя статистика и опыт подтверждают высокий уровень защищенности информационных систем ведомства. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Пенсионный фонд России использует автоматизированную информационную систему нового поколения (АИС ПФР-2) и находится в процессе перехода к версии 3, которая будет включать в себя технологии искусственного интеллекта и удаленной идентификации, создания виртуальных клиентских служб и единого центра кибербезопасности.
Проблемы защиты конфиденциальной информации в централизованных базах данных государственного масштаба давно и успешно решены. Гарантией качества хранения и обработки данных в какой-то мере служит принципиальная позиция государства. Правительство делает серьезную ставку на цифровую трансформацию.
«АИС ПФР-3 — это основная цифровая платформа развития Пенсионного фонда. Хранить данные в системе будут, соблюдая все каноны безопасности», — рассказывает директор компании «Биорг» по работе с государственными заказчиками Илья Веригин.
Мировой опыт также показывает, что сведения о карьере и стаже граждан крайне редко становятся целью хакерских атак и вряд ли могут быть использованы злоумышленниками.
Современный документооборот против анахронизма
«И все-таки бумажные ТК являются рудиментом давно ушедшей эпохи. Их преобразование в цифровой формат назрело давным-давно и могло быть успешно осуществлено еще четверть века тому назад», — говорит заведующий лабораторией искусственного интеллекта, нейротехнологий и бизнес-аналитики РЭУ им. Г.В. Плеханова Тимур Садыков.
«Использование в 2021 году бумажных трудовых книжек, от руки заполненных сотрудником отдела кадров, с данными, по которым невозможен автоматизированный компьютерный поиск, является типичным примером анахронизма, существующим лишь по причине масштабности и инертности породившей его системы», — отмечает он.
Действительно, во многих странах трудовые книжки или же их аналоги отсутствуют в принципе: все, что могло быть в них написано, уже включают в себя трудовые договоры с работодателем и налоговые декларации. В России функционал трудовой книжки сводится в основном к подтверждению трудового стажа при выходе на пенсию, разделению сотрудников на «штатных» и «внешних совместителей», а также к подтверждению опыта работы на руководящей должности. «Все эти сведения могут и должны храниться в электронной базе данных, выписка из которой может при необходимости быть предоставлена гражданину, — продолжает Садыков. — Единая база позволит, помимо прочих выгод, избавиться от нередких в настоящее время случаев использования сотрудниками двух разных трудовых книжек в различных организациях с целью числиться «штатными сотрудниками» в каждой из них (что в некоторых сферах дает преимущества, в том числе финансовые)».
Между тем
■ Трудовой стаж россиян, устроившихся на свою первую работу в 2021 году, ведется только в электронном виде;
■ Россияне, которые подали заявление работодателю о переходе на электронные трудовые книжки, получили бумажные на руки. Сведения об их трудовой деятельности формируются только в цифровом формате.
Источник: ПФР.