Вокруг нас существует множество «тоннелей», ведущих в прошлое: уцелевшие старые постройки, коллекции музеев... Но едва ли не главными «рассказчиками» о временах минувших являются архивы. В них хранятся документальные свидетельства о минувших событиях в жизни страны и ее отдельных граждан. Посетив архивные «закрома», можно реально прикоснуться к свидетелям ушедшего – перелистать старые машинописные и рукописные страницы, всмотреться в фотокарточки многолетней давности, достать из конвертов листки писем из прадедовского далека... То же самое смогут сделать и наши потомки, заинтересовавшиеся нынешней порой – началом XXI века, – перелистать сохранившиеся документы, посмотреть фотографии...
Или – не смогут?
Ведь в отличие от прежних столетий теперешние времена имеют одну «глобальную» особенность: наши современники все более и более уходят в своей обыденной жизни от материального к виртуальному – к электронным носителям информации. Конечно, удобно, конечно, уже вошло в привычку, но как быть с сохранением для будущих поколений? Удастся ли сберечь такие нематериальные следы эпохи на долгие годы и готовы ли позаботиться об этом российские архивы?
Слово заместителею руководителя Федерального архивного агентства Олегу Наумову.
– Недавно во время разговора с одним из ваших коллег услышал от него, что архивисты до сих пор предпочитают иметь дело с документами на старых добрых носителях – бумаге, фотопленке – поскольку такие материалы гарантированно сохраняются на протяжении даже сотен лет. А современная документация в электронном виде – совершенно не понятно пока, насколько пригодна для долговременного хранения в архивных фондах.
- Такие настроения присутствуют и имеют некоторые обоснования. Вот у меня, например, до сих пор сохранился школьный дневник. И у вас тоже?!
А скажите, уцелел ли первый электронный документ, созданный вами? Скорее всего, нет. Но даже если он и сохранился, то на «доисторическом» пятидюймовом мягком диске, в лучшем случае на дискете-«трехдюймовке». И записан в «Лексиконе», который уже не читается современными компьютерами. Каким образом вы такую «реликвию» сможете увидеть-прочитать, если возникнет необходимость?
Это серьезная проблема для архивов: как хранить электронные документы? Вернее, не как, а что хранить? Если речь идет только об информации, содержащейся в них, значит, потребуются регулярные процессы перезаписи – с одного носителя на другой, более современный, из одного программного обеспечения в другое, пришедшее ему на смену.
Но для меня, как архивиста, возникает вопрос: а не будет ли подобная перезапись вторжением в электронный оригинал? Потому что документ - это же не только информация, это еще и реквизиты, которые позволяют нам его идентифицировать.
Когда мы имеем дело с бумажной «классикой», такими реквизитами являются (если речь идет о делопроизводственном документе) бланк организации, печать, исходящий номер, подписи и другие индивидуальные приметы, дающие возможность даже годы спустя с уверенностью говорить о том, что перед нами действительно та самая бумага. Однако в случае с электронным документом я уже лет через 5 не смогу прочитать его в подлинном виде – «скачав» на экран с подлинного носителя при помощи подлинного редактора.
Высказывались предложения, что, мол, следует хранить электронные документы вместе с их «родными» программным обеспечением и материальной частью – то есть компьютером соответствующего поколения. Однако если учесть, что и то, и другое обновляются теперь не реже чем раз в 5 лет, можно представить себе сколько «сопутствующих товаров» придется сберегать в архивных фондах! И при этом далеко не факт, что «пожилой», 20-30-40-летнего возраста, компьютер заработает вновь! Но даже случись такая удача, итоговый успех операции под вопросом.
Хранили одно время электронные записи на «CD-ROMах», говорили: этим носителям гарантирована длительность жизни 50 лет. А что оказалось в итоге
Может, он и проживет в итоге 50 лет, но в первые же 2-3 года пыль забивает его «дорожки» и начинается потеря информации (как ни закрывай носитель, пыль все равно до него доберется!). Значит, надо проверять эти «CD-ROMы» – читаются они или уже нет.
В связи с только что сказанным все «бумажные» представления архивистов о хранении фондов, казалось бы, рушатся. Но деваться-то нам некуда: электронные документы все более активно используются, и значит их надо как-то сберегать.
Хотя, если мы говорим о делопроизводственной документации, то, согласно закону, лишь небольшая часть от общего ее «вала» – 5-10% – подлежит постоянному хранению в архивах. С остальной же массой (как мы ее называем – «времянкой») все довольно просто: из-за своего короткого периода «жизни» она может существовать в абсолютно любом виде.
Есть узаконенный перечень документов с указанием сроков их сохранения – начиная от 1 года и кончая бесконечностью. У нас сейчас речь пойдет о тех документальных свидетельствах, которые из-за значимости своей подлежат длительной «прописке» в фондах. Это, например, документы предприятий и организаций по личному составу, которым закон отводит срок хранения 75 лет.
Нянчимся, как с малым ребенком
– При использовании электронных документов возникает минимум четыре серьезных проблемы. Но прежде, чем обсуждать их, давайте обратимся «к букве закона». Вот что говорится в действующем на данный момент 125-м ФЗ, регламентирующем нашу деятельность: «Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для гражданского общества и государства.»
У электронного документа физического носителя нет! Он абсолютно не привязан к конкретному вещественному «хранилищу информации».
Во-вторых, сама структура электронного документа сложна и сильно зависит от технологии. Один и тот же текст может быть написан в разных текстовых редакторах, и при этом структура его будет разная.
В-третьих, электронный документ очень легко не только создать, но и изменить, размножить и распространить. В случае, когда речь идет о традиционном бумажном делопроизводственном документе, я сразу могу сказать: вот это подлинник, а это – копия. Но если имеешь дело с электронным документом, такой конкретный вывод далеко не всегда очевиден.
И наконец, еще одна проблема. Электронные документы распространились сейчас очень широко, но что это такое – четкой формулировки нет! Специалисты на сей счет до сих пор расходятся во мнениях. И даже в нашем законодательстве единого понятия электронного документа не существует. Есть ГОСТы, где это написано, но не очень вразумительно, есть у нас закон об информации, однако имеющаяся там формулировка далеко не безупречна...
Если мы посмотрим на жизненный цикл делопроизводственного электронного документа, то можно сравнить компьютер, на котором его набирали, с роддомом, где он появился на свет, а архив – с некрополем , где он в конце концов «упокоится».
В промежутке между двумя этими моментами документ проходит определенный жизненный цикл. Сперва он находится в состоянии постоянной востребованности, потом – «постарев» – переходит в текущий архив учреждения и еще через какое-то время, пройдя через определенное сито по срокам хранения, попадает в один из государственных или муниципальных архивов.
Существует несколько десятков специально разработанных «фирменных» систем электронного документооборота (не говоря уже об «эксклюзивных» системах, которых тоже довольно много). И далеко не всегда они стыкуются друг с другом.
А значит, обращаясь к проблеме архивного хранения, сразу нужно ставить вопрос: где производить конвертацию и унификацию документов?
Либо узаконить определенные требования на сей счет ко всем российским производителям и потребителям систем оборота электронных документов: обязать их сдавать документы на хранение в архивы в определенном виде – в таком-то формате, с такими-то реквизитами, соответствующим образом «упакованными» и снабженными электронными подписями (чтобы мы могли проверить, что это, действительно, подлинный документ).
Либо каждый из наших архивов должен иметь в своем распоряжении все эти варианты программного обеспечения, чтобы уже у себя с их помощью обрабатывать документы.
Конечно, организациям, особенно коммерческим, обременять себя дополнительными хлопотами, связанными с конвертацией документов перед их сдачей в архив, не хочется. С другой стороны, с точки зрения государства – а Росархив на сегодняшний день объединяет около 2500 федеральных, региональных и муниципальных архивов, – закупка для каждого из хранилищ комплекта всех программных систем электронного документооборота чревата громадными денежными тратами!
– Получилась патовая ситуация?
- Все-таки необходим обоюдный, встречный процесс. Архивы должны готовиться к приему электронных документов, но и фондообразователи обязаны готовиться к передаче на хранение этих документов.
Мы стараемся установить «правила игры», которые бы обязывали организации и учреждения выдавать уже готовые к приему в архивы «виртуальные бумаги», – прошедшие экспертизу, соответствующим образом заверенные, имеющие опись.
Сейчас договорились, что для делопроизводственных документов будет повсеместно использоваться определенный формат. Он указан в совсем недавно утвержденных Минюстом «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Однако тут есть серьезный изъян: сегодня мы используем один унифицированный формат, который признан наиболее оптимальным при передаче в архивы аутентичных электронных документов, а уже завтра может появиться новый – более «правильный» формат.
Следующая проблема. Предположим, архив принял на хранение электронные документы. Вы приходите и просите копию с одного из них. А как удостоверить ее юридическую значимость: что это, действительно, копия с подлинного «невещественного» документа?
Изначально в архивные фонды поступил из организации, с предприятия документ, заверенный электронной подписью конкретного руководителя или ответственного лица. Но электронная подпись «живет» 3 – максимум 5 лет. А после этого срока кто должен заверять выдаваемую копию виртуального документа? То же учреждение-фондообразователь, его руководство? А вдруг его уже не существует
Значит, надо устанавливать реальные «правила игры»: принимая электронные документы к себе на хранение, архив снимает электронную подпись фондообразователя (она отныне фигурирует уже только в реквизитах), а в последующем при выдаче копии ее заверяют электронной подписью самого архива.
Одно из важных свойств электронных документов заключается в том, что их легко изменить и довольно просто уничтожить. Поэтому мы, архивисты, сформулировали требование: каждый электронный документ, передаваемый на государственное хранение должен обязательно иметь копию. И они будут храниться в двух разных местах на двух разных носителях.
– Само пребывание в архивохранилище электронного документа и его бумажного «собрата» заметно отличается?
- Разница огромная.
Вот традиционная ситуация: я документ бумажный взял, сброшюровал в дело, положил в коробку, поставил ее на полку... Ну раз в 5 лет или еще реже нужно прийти и проверить – на месте ли он. То есть, грубо говоря, бумажный документ лежит годами и «хлеба не просит».
А с электронным куда сложнее: его просто так на долгое время на полочку не положишь, за ним требуется постоянно следить, поддерживать в «рабочей форме». Если устарело программное обеспечение, значит, идет конвертация файла. Если поврежден носитель, необходимо заняться восстановлением документа с использованием его резервной копии... То есть непрерывная цепочка проблем и забот – нужно нянчиться, как с малым ребенком.
Резюмируя, скажу: с точки зрения доступности, оперативности поиска и использования электронные документы, хранящиеся в архивах, дадут огромную фору бумажной «классике»: я могу у себя дома на компьютере набрать ключевые слова, и машина покажет мне все связанные с ними документы, – не надо идти в архив, смотреть описи, заказывать дела... Однако с точки зрения трудозатрат и расходования денег на их содержание эти новички столь же серьезно проигрывают своим предшественникам.
Впрочем попытка подсчитать итоговый баланс «плюсов» и «минусов» бессмысленна. Ведь мы имеем дело со свершившимся фактом: сейчас уже очень многие организации отказались от бумажного документооборота. А, значит, «рожденные» там «текущие материалы» через некоторое время неминуемо попадут к нам в фонды.
Архивы быстрого реагирования
– Насколько готовы ваши хранилища и работающие там специалисты к приему и обработке электронных документов?
- Чтобы ответить на этот вопрос, давайте будем рассуждать с юридической точки зрения. Берем нынешний Федеральный закон, регламентирующий деятельность архивов. В статье 22-й указано: сроки временного хранения документов архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение из органов государственной власти, из государственных органов – 15 лет, для проектной документации – 20 лет, для записей актов гражданского состояния – 100 лет... То есть тот же «государственный» документ после своего возникновения, когда он подписан и зарегистрирован, «живет» еще 15 лет в архиве организации-«родителя».
Теперь вспомним, что нормальный документооборот стал у нас внедряться максимум 5 лет назад. 15 – 5 = 10. В результате этой арифметической операции определяем, что архивные хранилища должны быть готовы принять массивы электронных документов через 10 лет. Значит, у нас есть определенный временной люфт, и мы этим резервным временем пользуемся и реально готовим архивы к наплыву таких «объектов».
Сказать, что с технической и технологической точки зрения все хранилища уже готовы к приему подобных виртуальных материалов, нельзя. Даже федеральные архивы сильно различаются по своему уровню оснащенности, не говоря уж о региональных и тем более муниципальных. Есть среди них и передовики. В частности архивы Татарстана и Санкт-Петербурга сами настаивают, чтобы на их базе производился эксперимент по созданию фондов электронных документов.
Конечно, нужна необходимая инфраструктура. В каждом архиве должно быть соответствующее хранилище, должен быть нормальный широкополосный выход в интернет...
– То есть речь идет о серьезных денежных тратах?
- Эти средства пойдут не только на «матчасть». Ведь при работе с электронными документами архивам придется обеспечивать круглосуточный доступ к ним через сеть. Значит, штат сотрудников должен быть расширен, чтобы обеспечить работу по 24 часа все 365 дней в году.
Это уже совсем иные условия труда архивистов по сравнению с нынешними. И они потребуют иной, более высокой оплаты труда (ночные, выходные, праздничные смены...) А еще надо будет гарантировать надежную защиту информации, содержащейся в электронных документах, определенную техническую поддержку. Значит, потребуются в штате специалисты соответствующего профиля. Но ведь надо честно признать, что зарплата архивиста далеко не сопоставима с зарплатой тех людей, которые заняты IT-сервисом.
– В вашем рассказе о ситуации с виртуальными документами то и дело выстраиваются цепочки причин и следствий: одна сложность порождает другую сложность. С учетом этого можно ли говорить о том, что на данный момент российские архивы все-таки справляются с решением данной задачи, и угрозы потери тех электронных документов, которые туда сейчас попадают, не существует?
– Не существует. Если уж мы в труднейшие 1990-е гг. сохранили архивы, то сейчас точно сохраним. Это не проблема. Вернее – это решаемая проблема.
Конечно, все так все просто, и пока у нас больше вопросов, чем ответов. Приходится писать правила сохранения электронных документов прямо по ходу «боевых действий».
Но при этом хочу отметить, что чем больше мы работаем с проблемами электронного документооборота, тем больше убеждаемся в том, что опыт, который был накоплен предыдущими поколениями архивистов, имеет во многом универсальный характер. И нынешний «архивный» 125-й ФЗ написан так, что он никоим образом не препятствует широкому внедрению в практику электронных документов и их последующему хранению в архивах. По этому закону нам абсолютно не важно, на каком носителе выполнен передаваемый в фонды документ – на бумаге, на пергаменте, на камне или в электронном виде.
– Можете назвать хотя бы приблизительно, какой процент поступающих сейчас в архивы документов приходит туда в электронном виде, без бумажных дубликатов?
– У меня таких данных нет...
– В каком же виде будут храниться электронные документы в архивах?
– Совершенно ясно только одно: каждый из них будет храниться в двух разных видах на двух разных носителях в двух разных местах. Но большей конкретики не ждите: я не могу сказать сейчас, какие даже лет через 5 носители и системы придут на смену нынешним.
– А что же со столь привычными десяткам прежних поколений бумажными документами? Им уготовано вырождение и «смерть»?
- В обозримой перспективе полностью уйти от бумажных документов человечеству невозможно. А, может быть, и в более отдаленной тоже.
Я, конечно, не знаю, что там будет через столетие, но слабо себе представляю, например, какой-нибудь международный договор в электронном виде. Поэтому, на мой взгляд, наиважнейшие документы и впредь должны оформляться на бумажном носителе. И для этого нужно создавать особые условия. В частности, специальную бумагу, которая хранилась бы по крайней мере лет 500. (Такую спецбумагу у нас делали в советские времена, на ней печатались, например, решения Политбюро, заверенные подписями высших партийных лидеров.) Кроме того нужно, чтобы наиболее важные документы печатались на специальных принтерах специальными чернилами...
То, что печатается сейчас и поступает к нам на хранение, – это, боюсь, очень недолговечная продукция. У меня возникают большие сомнения насчет возможности ее долговременного хранения. Помните, на рубеже 1990-х повсеместно распечатывали факсы на термобумаге? Но через несколько месяцев этот текст полностью выцветал и терялся безвозвратно... А документ, распечатанный даже на хорошем лазерном принтере, сохранится лет 20. То есть это тоже вопрос для нас, архивистов – как сохранять такие «скоропортящиеся» бумажные документы?..
Александр Добровольский
«Архивы не нужны по двум причинам»
Олег Наумов сделал акцент на документы учреждений. А что думают о сохранении своего электронного наследия деятели культуры?
Мы спросили авторитетного мнения Дмитрия Быкова и режиссера Владимира Мирзоева (из под руки которого вышло, как минимум, три книги). Сначала — Быков.
— Дмитрий, что же останется от нынешнего поколения писателей, артистов etc.? Все теперь в компьютере, в интернете...
— Вы знаете, на эту тему всё уже сказал Пастернак. «Не надо заводить архива, над рукописями трястись...». Архив самого Пастернака погибал трижды. В годы войны, например, он оставался в Переделкине и был фактически разорен. Несколько раз погибал при переездах. Часть Пастернак сжег сам; понятно почему, — опасаясь обысков. Так погиб роман «Три имени», практически готовый, в котором «Детство Люверс» была только первой частью...
— Значит, архивы не нужны вовсе?
— Они не нужны по двум причинам. Во-первых, как говорила Ахматова, «черновики выдерживает только Пушкин и то не всегда». Потому что публикации черновиков в большинстве случаев раскрывают нам процесс работы поэта, а предварительные варианты почти всегда плохие. А во-вторых, зачем нам устраивать праздник для ФСБ, которая так интересуется нашими архивами, перепиской, нашим прошлым?... Зачем? Зачем будущему исследователю давать в руки какие-то сомнительные козыри — наши письма? Совершенно этого не понимаю. По-моему, человек должен оставлять от своей жизни только законченные тексты и несколько фотографий. Всё! А изучение черновиков, может, имеет смысл в случае Пушкина, но не в случае, например, Шукшина.
— Но и законченные тексты теперь будут только в электронном виде...
— А какая разница? Что текст от руки написан, набит клинописью или зафиксирован в электронном виде, — суть от этого совершенно не меняется.
Вопрос к Владимиру Мирзоеву:
— Нужно ли нам архивировать творческое наследие?
— Вопрос многоплановый. Если речь идет о театральной работе, то я за то, чтобы оставался от театра абсолютный минимум. Мне кажется, что театр, зафиксированный в видео, очень многое теряет. Спектакль совершенно не ретранслирует свою энергию, свою прелесть... и потери настолько велики, что я бы этого не делал вовсе. Я бы хотел, чтобы театр как живое явление, как растение, как сам человек — цвел, отцветал и исчезал...
— Ну есть редчайшие исключения из правил, как «Женитьба Фигаро» в Театре сатиры с Мироновым и Ширвиндтом, или тамошний же «Ревизор» с Мироновым и Папановым...
— Исключения всегда нужны, они только подтверждают правило. И слава богу, что они есть. Но в остальном театр — настолько живая вещь, что в записях не нуждается. А что касается текстов, писательской работы, накопления черновиков, — это другой вопрос. Понимаете, в чем тут фокус: когда я правлю электронный текст, у меня не сохраняется никаких иных версий, кроме конечной. Поэтому — о чем мы говорим? Остается только финальный вариант, а промежуточные фазы стираются мной же в моем компьютере. И нет такого писателя, который будет тупо сохранять эти «драфты».
— То есть тяжело придется будущим архивным работникам — сохранять будет нечего...
— В этом смысле — да, зачеркиваний-перечеркиваний нет. Вообще хранить дома старые фотографии, газеты, то есть то, что называется «архивом», не хочется совершенно. Я много раз избавлялся от всего этого, и, надо сказать, испытывал огромное облегчение. Тем более, дважды перемещаясь из Москвы в Торонто и обратно, я, фактически, свой архив уничтожал... В конце 90-х у меня Бахрушинский театральный музей что-то попросил, я отдал все, что у меня было на тот момент бумажного... не хочется накапливать всё это в личном домашнем пространстве.
— А что вообще можно придумать с электронным архивом?
— Ну, можно было бы создать электронную базу, которая бы накапливала черновики в электронном виде, — такая постановка вопроса возможна. Это инициатива в будущем какого-то информационного ресурса. Бросаем клич, обращаемся к ряду авторов: могли бы вы сбрасывать в общую базу подготовительные материалы? Кто-то не захочет, скажет — идите на фиг, а кому-то будет не лень нажать на кнопку...
Ян Смирницкий
