Конференц-сервис — бизнес молодой. Начинался он на стыке PR-менеджмента и гостиничного дела. У PR-агентств был опыт организации различных мероприятий, у отельеров — площадки для их проведения. Может, все бы сложилось при их сотрудничестве, но каждый решил пойти своим путем. Получалось не очень: PR-агентства прекрасно рекламировали свои мероприятия, но с организацией было плохо. Отели же и вовсе не понимали, что еще надо, кроме предоставления в аренду зала и организации фуршета. Время показало, что заниматься организацией бизнес-мероприятий должны все же люди, для которых этот вид деятельности профильный. Однако пока сосредоточиться только на конференц-сервисе позволяют себе в основном небольшие компании. С одной стороны — материальные затраты невелики. С другой — эта деятельность требует такой массы неформальных навыков и интеллектуального багажа, что шустрые “малыши” запросто обходят здесь монстров пиара.
Не в деньгах счастье
Что касается материальных затрат, то на первых порах можно ограничиться закупкой стандартного набора оргтехники: факс, копировальный аппарат, сканер, компьютеры. Еще нужен будет офис с минимум двумя комнатами: в одной из них будут сидеть “продажники” — то есть менеджеры по продажам. Еще одна графа затрат — компьютерная техника. Профессионалы советуют купить стационарный компьютер, где будет храниться информация, носитель для резервной копии, роутер и ноутбуки для персонала. Последние удобнее стационарных компьютеров, так как менеджерам часто приходится выезжать на переговоры. На основе этой техники создается локальная сеть. Для доступа к базам данных вне офиса можно поместить их в одном из виртуальных интернет-хранилищ.
Затраты на продвижение продукта — самая значительная статья расходов в конференц-сервисе. “Есть стандартное соотношение: отклик на предложение составляет 20% от получивших его, а 20% из них купят мероприятие, — поясняет продюсер мероприятий Елизавета Уварова-Кольских. — Значит, чтобы собрать 100—150 участников, нужно пригласить не менее 5 тысяч”. И не просто пригласить, послав электронное письмо или факс, а сделать это не менее трех раз и еще продублировав звонком. Телефонные переговоры — одна из самых существенных затрат: звонить и посылать факсы приходится по всей России и за рубеж. Выходят из положения кто как может: например, используют “Скайп” или возможности IP-телефонии.
“Продажники” — самые ценные кадры конференц-сервиса. Именно от них в конечном счете зависит удача или неудача очередного мероприятия. Хороших “продажников” холят и лелеют. “Однажды у нашего лучшего менеджера заболел маленький ребенок, пришлось ей ложиться с ним больницу. Мы предпочли перенести мероприятие, а после него премировали ее путевкой в Турцию на всю семью”, — рассказывает Рютина. Оклад менеджера по продажам невелик, однако проценты могут составить солидную сумму. Хороший “продажник” может зарабатывать наравне с руководителями компании, а то и больше.
Второй основной ценностью конференц-сервиса являются базы: персоналий и компаний. Ведь знание, какая компания охотно отправит сотрудников на обучающий семинар или руководство — на конференцию, а также кто в компании решает эти вопросы, позволяет существенно повысить процент откликов. Не менее существенны личные связи с наиболее авторитетными профессионалами и крупными чиновниками: люди пойдут на то мероприятие, где смогут либо чему-то научиться, либо обзавестись нужными знакомствами. Вот почему в этом бизнесе много деловых журналистов и бывших пиарщиков: у них, как правило, багаж знакомств весьма внушительный. Наконец, нужно хорошо знать особенности площадок для проведения мероприятий. “Например, для мероприятий с участием государственных деятелей и иностранных представителей хороши залы с видом на Кремль, — рассказывает Уварова-Кольских. — Они любят фотографироваться на фоне кремлевских башен, а фотографии с мероприятия — отличная реклама для него”. Не помешает знание полиграфии и наружной рекламы. А про тонкости расстановки рекламных щитов и рассадки участников любой организатор может рассказывать часами.
С другой стороны в Москве есть площадки, где на льготных условиях можно организовать, например, семинар или мероприятие для малого бизнеса. Одной из таких площадок является Центральный дом предпринимателя (ЦДП). Это своего рода готовая инфраструктура для конференц-бизнеса, включающая в себя помещения, техническое оборудование и команду организаторов. ЦДП сотрудничает с большим количеством компаний, занятых в конференц-сервисе. По словам Николая Дивакова, директора Центрального дома предпринимателя, это место - своеобразный клуб и социальная сеть одновременно. В ЦДП регулярно собираются Московский клуб предпринимателей, Ассоциация молодых предпринимателей России, сообщество менеджеров E-xecutive и другие предпринимательские объединения. Проходят форумы, конференции и обучающие семинары для бизнеса, чаще всего бесплатные. «Мы хотим расширять эту деятельность: собирать предпринимателей по отраслям и по профессиям», - говорит Николай Диваков.
Формат и содержание
Однако главное конкурентное преимущество на этом рынке нематериально. Это, помимо хороших знакомств и нужных связей, умение угадать нужную тему и нужный формат.
Все проводимые мероприятия можно разделить на две большие группы: обучающие и meeting, куда люди приходят для обмена опытом и знакомства. К первым относятся курсы, семинары и тренинги, ко вторым — конференции, “круглые столы” и т.п. Можно разделить и по способу оплаты. В одной группе будут мероприятия, на которые продаются билеты участия. В этом случае задача организаторов — привлечь достаточно интересных спикеров. Во втором случае, организаторы привлекают спонсоров: как правило, это компании, которые хотели бы продвинуть свой продукт или услугу в той или иной профессиональной среде. Обучающие мероприятия чаще относятся к первой группе, мероприятия “нужных знакомств” — ко второй, но это не обязательно. Например, IT-мероприятия в большинстве своем оплачиваются спонсорами из числа крупных разработчиков. Бывает и смешанное финансирование: так удается и цену на билеты сделать невысокой, и мероприятие интересным.
Вообще повысить информационный потенциал мероприятия — одна из главных задач. Поэтому всякая новинка в конференц-сервисе подхватывается немедленно и обкатывается на различных площадках. “Только что закончилась конференция нового формата на выставке коммерческой недвижимости в Мюнхене, — рассказывает Рютина. — Выглядит она так: на пересечении двух павильонов, в самом проходном месте, устраивается импровизированный конференц-зал: открытая площадка посреди стендов компаний, со сценой и стульями. На сцене целый день, сменяя друг друга, выступают эксперты из разных стран. Например, перед нами было выступление чиновников от энергокомплекса города Франкфурта-на-Майне, а после нас — индийские девелоперы представляли свой проект. Информацию о конференциях распространяют организаторы выставки, повестка дня есть в программе, которую выдают каждому участнику, зрители приходит и уходят — вход бесплатный”. Журналистка Ольга Соломатина, выступавшая модератором конференции, считает, что за этим форматом будущее. “Немцы допускают для таких конференций только один формат — интервью, и вести его может только журналист, — говорит она. — На мой взгляд, это оправданно. Получается импровизированное интервью в реальном времени на заданную тему. У спикеров нет возможности читать презентацию, написанную для всех сотрудников рекламным отделом компании. У журналистов, как правило, большой опыт проведения интервью и есть возможность выстроить живую неформальную беседу”. Теперь Рютина собирается опробовать это формат в Москве: “Вскоре у нас конференция по отельному бизнесу в виде мастер-классов директоров крупнейших операторов и гостиничных сетей, проведем и их в виде интервью”.
Живые интервью и выступления спикеров нужны не только участникам мероприятий. Почти всегда, если речь идет о привлечении спонсора, последнего интересует вопрос: “А пресса будет?” И это не обязательно жажда славы — часто речь идет о специализированных СМИ формата b2b. Ведь в этом случае общение будет продолжено и после мероприятия в виде дискуссий и откликов в профессиональном сообществе. А услышать мнение коллег и повысить свой рейтинг в их глазах для спонсоров и спикеров часто даже важнее, чем отрекламировать услуги или продукты своей компании. И если на обучающих мероприятиях пресса не предполагается либо зовут только “своих” журналистов из профильных изданий, то для тематических конференций и “круглых столов” отчет по публикациям может быть основным мерилом успешности или неуспешности мероприятия в глазах спонсоров и приглашенных VIP. “Раньше ради привлечения журналистов часто использовали в виде свадебных генералов звезд различной яркости, — делится Уварова-Кольских. — Сейчас котируется только приход крупных государственных и общественных деятелей: спонсоры и покупатели мероприятий хотят, чтоб в прессе писали о его сути, а не упоминали вскользь в колонке светского репортера, рассказывающей о новом сногсшибательном наряде приглашенной красотки”.
Надежные деньги
Больших заработков, по словам владельцев этого бизнеса, здесь не заработать. Максимум, на что можно рассчитывать при успехе мероприятия, — 50% рентабельности. После вычета налогов остается небольшая сумма. “Важно сохранить доступность участия, особенно для регионов. Ведь самые ценные мероприятия — те, что повторяются из года в год”, — поясняет Рютина. Сейчас главная ее забота — растущие цены на аренду залов — гостиницы резко подняли свои расценки. Подорожали и услуги кейтеринга — благодаря росту цен на продовольствие. “Если так пойдет дальше, придется по мере приближения мероприятия поднимать цену”, — беспокоится она.
Однако отсутствие сверхдоходов с лихвой покрывает стабильность поступления прибыли. В налаженном бизнесе (на что требуется 1—2 года) крупные мероприятия запланированы на год вперед, будущие участники знакомы, спонсоры — тоже. Согласитесь, в наше неспокойное время знание, когда и сколько денег ты получишь — это лучше, чем надежда на джек-пот.
